Privacyverklaring
Afgegeven voor het Regiment Genietroepen en onderliggende stichting(en) / verenigingen / eenheden:
Vereniging Officieren Genie (VOG), Vereniging Genie Onderofficieren (VGOO), Vereniging (Oud) Pontonniers en Torpedisten (VOPET), Vereniging Veteranen Regiment Genietroepen (VVRG), Vrijwillig Fanfarekorps der Genie (VFKG), Stichting Historische Genieverzameling (SHGV) ook wel bekend als Geniemuseum, de geniecompagnie van de 11 Luchtmobiele Brigade (11 Gncie AASLT) en de Business Club Genie (BCG).
Datum: 17 november 2024
Versie: 1.4
Het Regiment Genietroepen en haar onderliggende stichting(en) / verenigingen / eenheden geven met deze verklaring een duidelijke richting aan uw privacy en laten zien dat zij uw privacy waarborgen, beschermen en handhaven. Dit beleid is van toepassing op de ledenadministratie, de websites en app(licaties) van het regiment en genoemde stichtingen / verenigingen / eenheden.
1. Welke gegevens worden verwerkt en waarom
1.1. Wanneer u zich aanmeld als lid vragen wij u de volgende gegevens te verstrekken:
- Naam, adres, woonplaats, e-mailadres, geboortedatum, telefoonnummer en geslacht. Deze gegevens hebben we nodig om u te kunnen identificeren en met u te communiceren, denkt u hierbij aan de nieuwsbrieven, uitnodigingen en voor het opsturen van de diverse magazines naar uw huisadres.
- Militaire of burgerrang. Op basis van deze informatie brengen wij u onder de aandacht bij de onderliggende verenigingen (Officieren- of onderofficieren vereniging (VOG of VGOO)).
- Veteranen status. Heeft u de veteranenstatus? Deze informatie wordt gebruikt om u als lid onder de aandacht te brengen bij de Veteranenvereniging van de Genie (VVRG).
1.2. Wanneer uw lidmaatschap is verwerkt, ontvangt u van ons een gebruikersnaam en wachtwoord en kunt u inloggen op onze website en app(licatie). Daarna kunt u bij het ledengedeelte de onderstaande gegevens invoeren / aanpassen:
- Naam, adres, woonplaats, e-mailadres, geboortedatum, telefoonnummer en geslacht.
- Militaire of burgerrang.
- Veteranen status.
- Uitzendgegevens. Wanneer u uitzendingen heeft genoten dan kunt u deze kenbaar maken. Van elke uitzending kunt u de periode, de functie die u tijdens de uitzending bekleedde en de formerende eenheid invoeren. Deze informatie wordt gebruikt voor de organisatie van reünies en lotgenotencontact.
- Eenheden. Als lid heeft u de mogelijkheid om de genie-eenheden. waarbij u gediend heeft. in te voeren. Naast de naam van de genie-eenheid kan ook de dienperiode worden ingevoerd. Met deze informatie kunnen wij u ten dienste zijn bij het organiseren van reünies.
- Status actieve dienst. Bent u ja of nee in actieve dienst. We zijn graag op de hoogte van de deze informatie, omdat de twee categorieën in de communicatie soms een verschillende benaderingswijze kennen.
- Datum in dienst en datum uit dienst. Deze twee datums worden gebruikt om te kunnen vaststellen of en wanneer iemand in aanmerking komt voor de regimentsherinneringsspeld.
- Peoplesoft-nummer en/of registratienummer. Als lid heeft u de mogelijkheid uw Peoplesoft-nummer en/of registratienummer in te voeren. Deze informatie wordt gebruikt om u als lid uniek te kunnen identificeren. Daarnaast kunnen deze nummers, wanneer u de veteranenstatus heeft, worden gebruikt voor de gegevensuitwisseling met de Basisregistratie Personen (BRP).
1.3. Wanneer u als lid van ons regiment staat geregistreerd, dan worden de onderstaande gegevens, in een voorkomend geval, door de regimentsadministratie / ledenadministratie voor u verwerkt:
- Heeft u als lid een regimentswaardering ontvangen, dan wordt dit geregistreerd. Deze informatie wordt gebruikt om u als gedecoreerde bij speciale gelegenheden uit te kunnen nodigen / specifiek te kunnen benaderen.
- Heeft u de Regimentsfunctie van “Regimentscommandant (RC)” of “Regimentsadjudant (RA)” bekleedt, dan wordt de functie en de periode geregistreerd. Deze informatie wordt gebruikt om u als functionaris bij gelegenheden uit te kunnen nodigen / specifiek te kunnen benaderen.
- Lidmaatschap Genie-verenigingen en eenheden, voor u als lid wordt bijgehouden bij welke Genie-verenigingen en eenheden u aangesloten bent. Bij inschrijving bent u standaard lid van het regiment.
1.4. Wanneer u zich aanmeld als vrijwilliger vragen wij u de volgende gegevens te verstrekken:
- Naam, adres, woonplaats, e-mailadres, geboortedatum. Deze gegevens hebben we nodig om u te kunnen identificeren en met u te communiceren, denkt u hierbij aan de nieuwsbrieven, uitnodigingen en voor het opsturen van de diverse magazines naar uw huisadres.
- Bankgegevens. Deze gevens zijn nodig voor de uitbetaling van uw declaraties en vergoedingen als vrijwilliger.
- Documentnummer identiteitsbewijs. Dit is noodzakelijk voor het aanvragen uw defensiepas (toegangsbewijs defensie).
- Gegevens relatie(s). Deze worden gebruikt om bij noodgevallen uw relatie(s) te kunnen informeren.
1.5. Bent u nabestaande van een gesneuveld of overleden regimentslid, dan worden (enkel na uw toestemming) de volgende gegevens van u verwerkt en/of door u verstrekt en verwerkt:
- Naam, adres, woonplaats, e-mailadres. Voor de identificatie van en de communicatie met de contactpersoon.
- Naam overleden regimentslid.
2. Bewaartermijnen
Persoonsgegevens bewaren wij niet langer dan strikt noodzakelijk. Zodra het doel van verzamelen / bewaren is komen te vervallen, worden al uw persoonsgegevens verwijderd, tenzij wettelijke eisen ons tot een minimale bewaarttermijn verplichten.
Van regimentsleden, die in bezit zijn / waren van een regimentswaardering en/of een regimentsfunctie vervullen / vervulden, worden (na toestemming van betrokkene of nabestaande(n)) ten behoeve van de historie van het regiment en opname in de “Hall of fame”, de onderstaande gegevens bewaard:
- Naam, rang en geboortedatum. Voor de identificatie van het ex-lid.
- Regimentswaarderingen en/of regimentsfunctie.
Van regimentsleden, die in bezit zijn / waren van de veteranenstatus worden, ten behoeve van de historie van het regiment, de onderstaande gegevens geanonimiseerd bewaard:
- Veteranenstatus.
- Uitzendgegevens.
3. Uw gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te (laten) verwijderen, het zijn tenslotte uw gegevens. Zoals u bij punt 1.2 kunt lezen, kunt u de meeste gegevens zelf invoeren / aanpassen. Een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering kunt u indienen bij de regimentsadministratie. De regimentsadministratie zal zo snel mogelijk, maar binnen vier (4) weken, op uw verzoek reageren.
4. Hoe beschermen wij uw persoonlijke gegevens?
We doen er alles aan om uw persoonlijke gegevens te beschermen tegen verlies, vernietiging, gebruik, wijziging of verspreiding door onbevoegden.
Onze websites en app(licaties) worden gehost door Genkgo BV, een partner waarmee een verwerkersovereenkomst is afgesloten. Deze beveiligingsmaatregelen neemt Genkgo BV om onze websites en uw persoonlijke gegevens te beschermen.
Wat doen we nog meer om de veiligheid van uw persoonlijke gegevens te waarborgen? Onder andere door het nemen van de volgende maatregelen:
- Binnen het regiment en de onderliggende stichting(en) / verenigingen / eenheden hebben alleen geautoriseerde personen toegang tot uw persoonlijke gegevens.
- Deze geautoriseerde personen zijn allen geïnstrueerd op het gebied van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de te nemen veiligheidsmaatregelen.
- Geautoriseerde personen hebben altijd een geheimhoudingsverklaring ondertekend.
- Uw persoonlijke gegevens zijn altijd opgeslagen achter de beveiliging van een gebruikersnaam en wachtwoord met twee-factor-authenticatie.
- Uw persoonlijke gegevens worden alleen verwerkt op computers met beveiligingssoftware, waarbij zowel de beveiligingssoftware als het besturingssysteem ingesteld zijn om automatisch updates op te halen en te installeren.
- Papieren documenten, waarop de persoonlijke gegevens staan, hebben wij in een kluis opgeslagen.
Wij verklaren, dat wij nooit persoonsgegevens:
- Overdragen aan of opslaan bij partijen die gevestigd zijn buiten de EU.
- Doorgeven aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten, als dit noodzakelijk is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor we ze hebben gekregen.
5. Persoonsgegevens minderjarigen
Wij verklaren, dat wij alleen persoonsgegevens van minderjarigen verwerken als daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.
6. Cookies
Een cookie is een eenvoudig klein bestandje, dat met pagina’s van onze websites wordt meegestuurd en door uw browser op uw harde schrijf van uw computer wordt opgeslagen. De daarin opgeslagen informatie kan bij een volgend bezoek naar de server teruggestuurd worden.
Wij maken op onze websites gebruik van een functionele cookie voor het inloggen en een analytische cookie voor de bezoekersstatistieken. Deze cookies maken geen inbreuk op uw privacy. Daarom wordt geen toestemming voor het gebruik van cookies aan u gevraagd bij het bezoeken van onze websites.
7. Abonnement nieuwsbrieven
Heeft u een abonnement op onze e-mailnieuwsbrief en/of sms-nieuwsbrief, dan kunt u dit wijzigen bij uw profiel. In elke nieuwsbrief die u van ons ontvangt, heeft u de mogelijkheid om u af te melden. U ontvangt daarna geen nieuwsbrieven meer van ons.
8. Klachten
In het geval dat u vindt, dat wij op enigerlei wijze tekortschieten in ons beleid en/of handhaving qua privacyregelgeving en u komt er met ons niet uit, dan heeft u de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons.